Riepilogo della nostra politica sulla privacy

Questo è un riassunto della nostra nuova politica sulla privacy che entrerà in vigore il 30 ottobre 2018. Copre tutte le suite di applicazioni scweb® contenenti word processing, fogli di calcolo, presentazioni, database, note-taking, wiki, web conferencing, gestione delle relazioni con i clienti (CRM), gestione del progetto, fatturazione e altre applicazioni sviluppate da SwissSCWeb che collegano qui e tutti i prodotti e servizi contenuti in tali applicazioni. La politica dettagliata segue la stessa struttura di questo sommario e costituisce il vero e proprio documento legale. Questa politica ti dice quali informazioni raccogliamo da te, cosa facciamo con esso, chi può accedervi e cosa puoi fare al riguardo.

Raccogliamo solo le informazioni di cui abbiamo effettivamente bisogno. Alcune di queste sono informazioni che tu ci dai attivamente quando ti iscrivi a un processo specifico per un documento, registrati per un evento, chiedi assistenza ai clienti o acquisti qualcosa da noi. Conserviamo il tuo nome e le informazioni di contatto, ma non memorizziamo numeri di carta di credito (eccetto con il tuo permesso e in uno dei nostri gateway di pagamento sicuri).

Quando utilizzi il nostro software, registriamo automaticamente alcune informazioni di base come il modo in cui hai ottenuto un’azione specifica, dove hai effettuato questa azione e quali funzioni e dispositivo utilizzi. Usiamo queste informazioni per migliorare il tuo documento e i nostri servizi e per guidare lo sviluppo di nuovi prodotti.

Limitiamo l’accesso alle tue informazioni personali ai nostri dipendenti e appaltatori che hanno un legittimo bisogno di usarli. Se condividiamo le tue informazioni con altre parti, devono disporre di misure di sicurezza appropriate e di un motivo valido per utilizzare le tue informazioni, in genere per servirti.

Usiamo le tue informazioni per fornire i servizi che hai richiesto, creare e mantenere il tuo documento e tenere d’occhio attività non autorizzate sul tuo profilo. Lo usiamo anche per comunicare con voi circa i prodotti stai attualmente utilizzando, le tue richieste di supporto, la nuova soluzione che ti potrebbe interessare, le possibilità che ci fornisci feedback e gli aggiornamenti delle norme. Analizziamo le informazioni che raccogliamo per comprendere le esigenze degli utenti e migliorare i nostri servizi.

Parte I – Le informazioni che scweb® raccoglie e controlla

Che informazioni raccoglie SwissSCWeb

Raccogliamo informazioni su di te solo se abbiamo bisogno delle informazioni per scopi legittimi. SwissSCWeb avrà informazioni su di te solo se (a) hai fornito tu stesso le informazioni, (b) SwissSCWeb ha automaticamente raccolto le informazioni. Di seguito descriviamo i vari scenari che rientrano in ciascuna di queste categorie e le informazioni raccolte in ciascuna di esse.

Informazioni che ci fornite     

  1. Registrazioni di attività e altri invii di moduli: registriamo le informazioni che invii quando ti registri per qualsiasi processo o documentazione e includi la risposta all’attività.    
  2.  Oltre alle finalità sopra menzionate, potremmo utilizzare le tue informazioni per i seguenti scopi:

Per comunicare con te, ad esempio tramite dispositivo mobile, il nostro dispositivo di correzione sull’elenco di controllo o sulla registrazione dei dati che hai documentato.

Basi legali per la raccolta e l’utilizzo delle informazioni

Basi di trattamento giuridico applicabili a SwissSCWeb: se sei un individuo dello Spazio economico europeo (SEE), la nostra base giuridica per la raccolta e l’uso delle informazioni dipende dalle informazioni personali in contesto in cui lo raccogliamo. La maggior parte delle nostre attività di raccolta ed elaborazione delle informazioni è in genere basata sul consenso dell’utente. A volte, potremmo essere legalmente obbligati a raccogliere le tue informazioni, o potrebbero aver bisogno delle tue informazioni personali per proteggere i tuoi interessi vitali o quelli di un’altra persona.

Ritiro del consenso: laddove ci basiamo sul vostro consenso come base legale, avete il diritto di revocare il vostro consenso in qualsiasi momento, ma ciò non pregiudicherà alcun trattamento che sia già avvenuto.

Avviso di interessi legittimi: laddove ci basiamo su interessi legittimi come base legale e tali interessi legittimi non sono specificati sopra, vi spiegheremo chiaramente quali sono questi interessi legittimi al momento in cui raccogliamo le vostre informazioni.

Con chi condividiamo le tue informazioni

Tutte le entità del gruppo SwissSCWeb qui elencate hanno accesso alle informazioni di cui alla Parte I. Non vendiamo nessuna informazione personale. Condividiamo le tue informazioni solo nei modi descritti nella presente Informativa sulla privacy e solo con le parti che adottano le opportune misure di riservatezza e sicurezza.

Dipendenti e appaltatori indipendenti: i dipendenti e gli appaltatori indipendenti di tutte le entità del gruppo SwissSCWeb hanno accesso alle informazioni di cui alla Parte I in base alle esigenze di conoscenza. Richiediamo a tutti i dipendenti e collaboratori esterni delle entità del gruppo SwissSCWeb di seguire questa Informativa sulla privacy per le informazioni personali che condividiamo con loro.

I tuoi diritti rispetto alle informazioni che deteniamo su di te come controllore

Se si è nello Spazio economico europeo (SEE), si hanno i seguenti diritti in relazione alle informazioni che SwisSCWeb detiene su di voi. SwissSCWeb si impegna a fornire gli stessi diritti indipendentemente da dove si sceglie di vivere.

Diritto di accesso: avete il diritto di accedere (e ottenere una copia, se richiesto) delle categorie di dati personali che deteniamo su di voi, inclusa la fonte, lo scopo e il periodo di elaborazione delle informazioni e le persone a cui le informazioni sono condivisa.

Diritto di rettifica: l’utente ha il diritto di aggiornare le informazioni in nostro possesso o rettificare eventuali inesattezze. In base allo scopo per cui utilizziamo le tue informazioni, puoi istruirci a aggiungere ulteriori informazioni su di te nel nostro database.

Diritto alla cancellazione: avete il diritto di chiedere che cancelliamo le vostre informazioni personali in determinate circostanze, ad esempio quando non sono più necessarie per lo scopo per il quale sono state originariamente raccolte.

Diritto alla limitazione del trattamento: Potresti anche avere il diritto di chiedere di limitare l’uso delle tue informazioni in determinate circostanze, come quando hai contestato il nostro uso dei tuoi dati, ma dobbiamo verificare se abbiamo motivi legittimi imperativi per usarli.

Diritto alla portabilità dei dati: avete il diritto di trasferire le vostre informazioni a terzi in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da un dispositivo, in circostanze in cui le informazioni vengono elaborate con il vostro consenso o con mezzi automatizzati.

Diritto di opposizione: avete il diritto di opporsi all’uso delle vostre informazioni in determinate circostanze, come l’uso delle vostre informazioni personali.

Diritto di reclamare: Avete il diritto di sporgere denuncia all’autorità di vigilanza competente in caso di reclami contro il modo in cui raccogliamo, usiamo o condividiamo le vostre informazioni. Questo diritto potrebbe non essere disponibile se non esiste un’autorità di vigilanza che si occupa della protezione dei dati nel proprio paese.

Conservazione delle informazioni

Conserviamo le tue informazioni personali per tutto il tempo necessario per gli scopi indicati nella presente Informativa sulla privacy. A volte, possiamo conservare le tue informazioni per periodi più lunghi come consentito o richiesto dalla legge, come mantenere elenchi di soppressione, prevenire abusi, se richiesto in connessione con un reclamo o procedimento legale, per far rispettare i nostri accordi, per tasse, contabilità o rispettare altri obblighi di legge. Quando non avremo più la legittima necessità di elaborare le tue informazioni, elimineremo o anonimizzeremo le tue informazioni dai nostri database attivi. Conserveremo anche le informazioni in modo sicuro e le isoleremo dall’ulteriore elaborazione sui dischi di backup fino alla cancellazione.

Parte II Informazioni che SwissSCWeb elabora per vostro conto

Informazioni affidate a SwissSCWeb e scopo

Informazioni fornite in relazione ai servizi: È possibile affidare a SwissSCWeb le informazioni che voi o la vostra organizzazione (voi “) controllate in relazione all’uso dei nostri servizi o per richiedere assistenza tecnica per i nostri prodotti. Ciò include le informazioni relative ai dipendenti (se si è un controllore) o ai dati che si detengono e utilizzano per conto di un’altra persona per uno scopo specifico, ad esempio un cliente a cui si forniscono servizi (se si è un processore). I dati possono essere memorizzati sui nostri server quando si utilizzano i nostri servizi, o trasferiti o condivisi come parte di una richiesta di supporto tecnico o altri servizi.

Informazioni dai dispositivi: quando si sceglie di consentirlo, alcune delle nostre applicazioni hanno accesso al proprio profilo. Le nostre applicazioni richiedono tale accesso per fornire i propri servizi. Allo stesso modo, quando si sceglie di fornire l’accesso, vengono raccolte anche informazioni basate sulla posizione per scopi quali, a titolo esemplificativo, localizzare l’area vicina o impostare promemoria basati sulla posizione. Queste informazioni saranno condivise esclusivamente con la nostra applicazione di mappatura e saranno utilizzate solo per mappare le posizioni degli utenti su un’area specifica. È possibile disabilitare l’accesso delle applicazioni a queste informazioni in qualsiasi momento modificando le impostazioni sul proprio profilo utente. I dati memorizzati e le loro informazioni sulla posizione a cui le applicazioni hanno accesso saranno utilizzati nel contesto dell’applicazione, e trasferiti al profilo e associati al relativo nelle attività corrispondenti (nel qual caso i dati saranno memorizzati sui nostri server)

Proprietà e controllo dei dati del tuo profilo

Ci rendiamo conto che sei il proprietario dei dati del tuo profilo. Ti forniamo il controllo completo dei dati del tuo profilo fornendoti la possibilità di (i) accedere ai dati del tuo profilo, (ii) condividere i dati del profilo tramite integrazioni di terze parti supportate e (iii) richiedere l’esportazione o la cancellazione dei dati del tuo profilo.

Come utilizziamo i dati del profilo

Elaboriamo i dati del tuo profilo quando ci fornisci conferma attraverso i vari moduli del nostro software. Ad esempio, quando generi una conferma, ad esempio l’elenco della check list verrà utilizzato per generare il documento;

Con chi condividiamo i dati del profilo

Gruppo Swiss SCWeb e subprocessori di terze parti: al fine di fornire servizi e supporto tecnico per i nostri prodotti, l’ente appaltante all’interno del gruppo Swiss SCWeb assume altri contraenti.

Dipendenti e appaltatori indipendenti: possiamo fornire accesso ai dati del vostro profilo ai nostri dipendenti e individui che sono appaltatori indipendenti delle entità del gruppo Swiss SCWeb coinvolte nella fornitura dei servizi (collettivamente i nostri dipendenti “) in modo che possano (i) identificare, analizzare e risolvere gli errori, Garantiamo che l’accesso dei nostri dipendenti ai dati del servizio sia limitato a persone specifiche, sia registrato e verificato. I nostri dipendenti avranno anche accesso ai dati che condividete consapevolmente con noi per supporto tecnico o per importare dati nei nostri prodotti o servizi. Comuniciamo le nostre linee guida sulla privacy e sulla sicurezza ai nostri dipendenti e facciamo rigorosamente rispettare le misure di tutela della privacy all’interno del gruppo Swiss SCWeb.

Collaboratori e altri utenti: alcuni dei nostri prodotti o servizi consentono di collaborare con altri utenti o terze parti. L’avvio della collaborazione potrebbe consentire ad altri collaboratori di visualizzare alcune o tutte le informazioni del tuo profilo. Ad esempio, quando modifichi un documento che descrive il processo, il tuo nome verrà visualizzato accanto alle tue modifiche per consentire ai tuoi collaboratori di sapere che hai apportato tali modifiche.

Integrazioni di terze parti abilitate: la maggior parte dei nostri prodotti e servizi supporta integrazioni con prodotti e servizi di terze parti. Se si sceglie di abilitare eventuali integrazioni di terze parti, è possibile consentire alla terza parte di accedere alle informazioni del proprio profilo. Ti invitiamo a rivedere le pratiche sulla privacy dei servizi e dei prodotti di terze parti prima di abilitare le integrazioni con loro.

Altri casi: altri scenari in cui possiamo condividere informazioni comuni alle informazioni di cui alle parti I e II sono descritti nella parte III.

Conservazione delle informazioni

Conserviamo i dati nella banca dati dei clienti fino al contratto legale.

Richieste di soggetti dei dati

Se provieni dall’area economica europea e ritieni di archiviare, utilizzare o elaborare le tue informazioni per conto di uno dei nostri clienti, ti preghiamo di contattare il cliente se desideri accedere, rettificare, cancellare, limitare o opporsi al trattamento, o esporta i tuoi dati personali Estenderemo il nostro supporto ai nostri clienti nel rispondere alla tua richiesta entro un ragionevole lasso di tempo.

Parte III Generale

Quanto sono sicure le tue informazioni

Noi di SwissSCWeb prendiamo molto seriamente la sicurezza dei dati. Abbiamo preso provvedimenti per implementare adeguate misure amministrative, tecniche e di sicurezza per impedire l’accesso non autorizzato, l’uso, la modifica, la divulgazione o la distruzione delle informazioni che ci affidate. In caso di dubbi sulla sicurezza dei dati, ti invitiamo a consultare la nostra politica di sicurezza o a scriverci a info@swissscweb.com per qualsiasi domanda.

Informativa in ottemperanza agli obblighi legali

Potrebbe essere richiesto dalla legge di conservare o divulgare le informazioni personali e i dati dei servizi per conformarsi a qualsiasi legge, regolamento, processo legale o richiesta governativa applicabile, anche per soddisfare la sicurezza nazionale requisiti.

Esecuzione dei nostri diritti

Potremmo divulgare informazioni personali e dati di servizio a terzi se riteniamo che tale divulgazione sia necessaria per prevenire frodi, investigare qualsiasi attività illecita sospetta, far rispettare i nostri accordi o politiche, o proteggere la sicurezza dei nostri utenti.

Trasferimenti aziendali

Non intendiamo vendere la nostra attività. Tuttavia, nell’improbabile eventualità che vendiamo la nostra attività o acquisiamo o uniamo, ci assicureremo che l’entità acquirente sia legalmente obbligata a onorare i nostri impegni nei confronti dell’utente. Conformità con questa politica sulla privacy Facciamo ogni sforzo, comprese revisioni periodiche, per garantire che le informazioni personali fornite dall’utente siano utilizzate in conformità con la presente Informativa sulla privacy. In caso di dubbi sulla nostra adesione alla presente Informativa sulla privacy o al nel modo in cui vengono utilizzate le informazioni personali, scrivici gentilmente a info.swissscweb.com Ti contatteremo e, se necessario, coordineremo con le autorità di regolamentazione competenti per risolvere efficacemente i tuoi dubbi.

Notifica di cambiamenti

Possiamo modificare l’Informativa sulla privacy in qualsiasi momento, previa notifica all’utente tramite un annuncio di servizio o inviando un’email al tuo indirizzo email principale. Se apportiamo modifiche significative all’Informativa sulla privacy che influiscono i tuoi diritti, ti verrà fornito un preavviso di almeno 30 giorni delle modifiche via email al tuo indirizzo email principale. Se ritieni che l’Informativa sulla privacy aggiornata influenzi i tuoi diritti in relazione al tuo utilizzo del nostro prodotti o servizi, è possibile interrompere l’utilizzo inviandoci un’email entro 30 giorni. Il tuo uso continuato dopo la data effettiva delle modifiche all’Informativa sulla privacy sarà considerato il tuo consenso alla Privacy modificata Politica.