LA NOSTRA INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Il titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti è SwissSCWeb AG, con sede in Hirschengraben 33, 6003 Luzern (CH), tel. ++41(0)792015982, e-mail: office@swissscweb.com
L’elenco completo dei responsabili del trattamento e degli incaricati al trattamento dei dati personali può essere richiesto inviando apposita richiesta all’indirizzo e-mail: office@swissscweb.com

Introduzione

Questo è un riassunto della nostra nuova politica sulla privacy entrata in vigore il 30 ottobre 2018. Copre tutte le suite di applicazioni scweb® contenenti word processing, fogli di calcolo, presentazioni, database, note-taking, wiki, web conferencing, gestione delle relazioni con i clienti (CRM), gestione del progetto, fatturazione e altre applicazioni sviluppate da SwissSCWeb e tutti i prodotti e servizi contenuti in tali applicazioni. Di seguito all’introduzione trovi l’informativa dettagliata e suddivisa in tre parti principali. Questa politica ti dice quali informazioni raccogliamo su di te, l’utilizzo che ne facciamo, chi può accedervi e cosa puoi fare al riguardo.

Raccogliamo solo le informazioni di cui abbiamo effettivamente bisogno. Alcune di queste sono informazioni che tu ci dai attivamente quando ti iscrivi a un processo specifico per un documento, ti registri ad un evento, chiedi l’assistenza clienti o acquisti qualcosa da noi. Conserviamo dati come il tuo nome, il tuo cognome e le informazioni di contatto.

Quando utilizzi il nostro software, registriamo automaticamente alcune informazioni di base come il modo in cui hai ottenuto un’azione specifica, dove hai effettuato questa azione e quali funzioni e dispositivi utilizzi. Usiamo queste informazioni per fornire un servizio, per lo sviluppo di nuovi prodotti e per continuare a migliorarci.

Limitiamo l’accesso alle tue informazioni personali ai nostri dipendenti e collaboratori che hanno una necessità legittima d’uso. Se condividiamo le tue informazioni con altre parti, quest’ultime devono disporre di misure di sicurezza appropriate e di un motivo valido per utilizzare le tue informazioni, in genere si tratta della prestazione di servizi necessari.

Utilizziamo le tue informazioni per fornire i servizi utili alla tua attività o che hai richiesto, creare e mantenere una tua documentazione e controllare attività non autorizzate sul tuo profilo. Inoltre, l’utilizzo delle tue informazioni avviene per comunicare con te a proposito dei prodotti che stai attualmente utilizzando, le tue richieste di supporto, nuove soluzioni che potrebbero interessarti, darti la possibilità di lasciarci un feedback, e per avvisarti di eventuali aggiornamenti dell’informativa. Analizziamo le informazioni che raccogliamo per comprendere le esigenze degli utenti e migliorare i nostri servizi.

Parte I Le informazioni che scweb® raccoglie e controlla

Che informazioni raccoglie SwissSCWeb e con quali modalità

  • Il trattamento sarà effettuato con le seguenti modalità: informatico (es. Sito Internet, fogli elettronici, inserimento nella mailing list), telematico.
  • Il conferimento dei dati è facoltativo e l’eventuale rifiuto di fornire tali dati non ha alcuna conseguenza, ma potrebbe comportare la mancata o parziale fornitura dei servizi.
  • SwissSCWeb non utilizza processi decisionali completamente automatizzati, ma vi è sempre richiesto l’intervento umano. Raccogliamo informazioni su di te (dati anagrafici personali comuni e tutto ciò che è necessario al raggiungimento delle finalità) solo se abbiamo bisogno delle informazioni per scopi legittimi. SwissSCWeb avrà informazioni su di te solo se: (a) hai fornito tu stesso le informazioni,
    (b) SwissSCWeb ha automaticamente raccolto le informazioni.

Informazioni che ci fornite

Registrazioni di attività e altri invii di moduli: registriamo le informazioni che invii quando ti registri per qualsiasi processo o documentazione e includi la risposta all’attività. L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva.

Informazioni raccolte automaticamente

I dati raccolti automaticamente sono i dati di navigazione. Tali dati, pur non essendo raccolti al fine di essere associati all’identità dell’utente, potrebbero indirettamente, mediante elaborazione e associazioni con dati raccolti dal Titolare, consentire la sua identificazione, ad esempio: indirizzo IP, browser, etc..

Finalità del trattamento

  • Per la realizzazione dei servizi o prodotti richiesti relativi al contratto stipulato con te
  • Per adempire ad attività amministrative, contabili, fiscali e previdenziali
  • Nonché per adempire alle attività inerenti al rapporto con gli uffici finanziari, gli enti previdenziali ed assistenziali, gli enti camerali ed in genere tutti gli organi addetti alle verifiche e ai controlli in merito al corretto adempimento delle finalità relative all’incarico espletato
  • Per comunicazioni inerenti alle attività svolte dal titolare del trattamento

Basi legali per la raccolta e l’utilizzo delle informazioni

Basi di trattamento giuridico applicabili a SwissSCWeb: se sei un individuo dello Spazio economico europeo (SEE), la nostra base giuridica per la raccolta e l’uso delle informazioni dipende dalle informazioni personali nel contesto in cui le raccogliamo. La maggior parte delle nostre attività di raccolta ed elaborazione delle informazioni è in genere basata sul consenso dell’utente. A volte, potremmo essere legalmente obbligati a raccogliere le tue informazioni, o potremmo aver bisogno delle tue informazioni personali per proteggere i tuoi interessi vitali o quelli di un’altra persona.

Ritiro del consenso: laddove ci basiamo sul vostro consenso come base legale, avete il diritto di revocare il vostro consenso in qualsiasi momento, ciò non pregiudicherà alcun trattamento che sia già avvenuto.

Avviso di interessi legittimi: laddove ci basiamo su interessi legittimi come base legale e tali interessi legittimi non sono specificati sopra, vi spiegheremo chiaramente quali sono questi interessi legittimi al momento in cui raccogliamo le vostre informazioni.

Con chi condividiamo le tue informazioni

Tutte le entità del gruppo SwissSCWeb qui elencate hanno accesso alle informazioni di cui alla Parte I. Non vendiamo nessuna informazione personale. Condividiamo le tue informazioni solo nei modi descritti nella presente Informativa sulla privacy e solo con le parti che adottano le opportune misure di riservatezza e sicurezza.

• Dipendenti e Collaboratori indipendenti: i dipendenti e i collaboratori indipendenti di tutte le entità del gruppo SwissSCWeb hanno accesso alle informazioni di cui alla Parte I per l’espletamento dei servizi da lei richiesti. Richiediamo a tutti i dipendenti e collaboratori esterni all’entità del gruppo SwissSCWeb di seguire questa Informativa sulla privacy per le informazioni personali che condividiamo con loro.

Il personale viene formato e nominato con apposita lettera e vengono prese misure organizzative per assicurare la riservatezza e integrità dei suoi dati.

• Soggetti esterni con cui abbiamo precisi accordi di distribuzione vedi parte III.

I tuoi diritti rispetto alle informazioni che deteniamo su di te

Se ti trovi nello Spazio economico europeo (SEE), si hanno i seguenti diritti in relazione alle informazioni che SwisSCWeb detiene su di te. SwissSCWeb si impegna a fornire gli stessi diritti indipendentemente da dove si sceglie di vivere. Ogni richiesta può essere inoltrata via e-mail all’indirizzo: office@swissscweb.com

Ai sensi dell’art. 7 del Codice della Privacy e dell’art. 13 GDPR ciascun utente ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei suoi dati personali, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intellegibile.

In particolare, ha il diritto di ottenere da SwissSCWeb l’indicazione:

  • –  dell’origine dei dati personali;
  • –  della finalità e delle modalità di trattamento;
  • –  della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici/informatici;
  • –  gli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato;
  • –  dei soggetti e delle categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

Inoltre, ha il diritto di ottenere da SwissSCWeb:

  • Diritto di accesso: avete il diritto di accedere (e ottenere una copia, se richiesto) delle categorie di dati personali che deteniamo su di voi, inclusa la fonte, lo scopo e il periodo di elaborazione delle informazioni e le persone a cui le informazioni sono condivise.
  • Diritto di rettifica: avete il diritto di aggiornare le informazioni in nostro possesso o rettificare eventuali inesattezze. In base allo scopo per cui utilizziamo le tue informazioni puoi chiederci di aggiungere ulteriori informazioni su di te nel nostro database.
  • Diritto alla cancellazione: avete il diritto di chiedere la cancellazione delle vostre informazioni personali in determinate circostanze, ad esempio quando non sono più necessarie per lo scopo per il quale sono state originariamente raccolte.
  • Diritto alla limitazione del trattamento: avere il diritto, inoltre, di chiedere di limitare l’uso delle vostre informazioni in determinate circostanze, come ad esempio nel caso di contestazione del nostro uso dei tuoi dati.
  • Diritto alla portabilità dei dati: avete il diritto di trasferire le vostre informazioni a terzi in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da un dispositivo, in circostanze in cui le informazioni vengono elaborate con il vostro consenso o con mezzi automatizzati.
  • Diritto di opposizione: avete il diritto di opporvi all’uso delle vostre informazioni in determinate circostanze, come l’uso delle vostre informazioni personali. In particolare, l’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguardano ai fini di invio di materiale pubblicitario commerciale o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. Le richieste di cui ai punti precedenti dovranno essere inviate via e-mail all’indirizzo: office@swissscweb.com
  • Diritto di reclamare: Avete il diritto di sporgere denuncia all’autorità di vigilanza competente in caso di reclami contro il modo in cui raccogliamo, usiamo o condividiamo le vostre informazioni in violazione alla normativa. Questo diritto potrebbe non essere disponibile se non esiste un’autorità di vigilanza che si occupa della protezione dei dati nel proprio paese.

L’autorità preposta al controllo sul trattamento nello stato di appartenenza dell’interessato è il Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Conservazione delle informazioni

Conserviamo le tue informazioni personali per tutto il tempo necessario per gli scopi indicati nella presente Informativa sulla privacy. A volte, possiamo conservare le tue informazioni per periodi più lunghi come consentito o richiesto dalla legge. Quando non avremo più la legittima necessità di elaborare le tue informazioni, elimineremo o anonimizzeremo le tue informazioni dai nostri database attivi. Conserveremo anche le informazioni in modo sicuro.

Parte II – Informazioni che SwissSCWeb elabora per vostro conto

Informazioni affidate a SwissSCWeb e scopo

Informazioni fornite in relazione ai servizi: È possibile affidare a SwissSCWeb le informazioni che voi o la vostra organizzazione controllate in relazione all’uso dei nostri servizi o per richiedere assistenza tecnica per i nostri prodotti. Ciò include le informazioni relative ai dipendenti o ai dati che si detengono e utilizzano per conto di un’altra persona per uno scopo specifico, ad esempio un cliente a cui si forniscono servizi. I dati possono essere memorizzati sui nostri server quando si utilizzano i nostri servizi, o trasferiti o condivisi come parte di una richiesta di supporto tecnico o altri servizi.

Informazioni dai dispositivi: quando si sceglie di consentirlo, alcune delle nostre applicazioni hanno accesso al proprio profilo. Le nostre applicazioni richiedono tale accesso per fornire i propri servizi. Allo stesso modo, quando si sceglie di fornire l’accesso, vengono raccolte anche informazioni basate sulla posizione per scopi quali, a titolo esemplificativo, localizzare l’area vicina o impostare promemoria basati sulla posizione. Queste informazioni saranno condivise esclusivamente con la nostra applicazione di mappatura e saranno utilizzate solo per mappare le posizioni degli utenti su un’area specifica. È possibile disabilitare l’accesso delle applicazioni a queste informazioni in qualsiasi momento modificando le impostazioni sul proprio profilo utente. I dati memorizzati e le loro informazioni sulla posizione a cui le applicazioni hanno accesso saranno utilizzati nel contesto dell’applicazione, e trasferiti al profilo e associati al relativo nelle attività corrispondenti (nel qual caso i dati saranno memorizzati sui nostri server).

Proprietà e controllo dei dati del tuo profilo

Ci rendiamo conto che sei il proprietario dei dati del tuo profilo. Ti forniamo il controllo completo dei dati del tuo profilo fornendoti la possibilità di:

  • accedere ai dati del tuo profilo,
  • condividere i dati del profilo tramite integrazioni di terze parti supportate e
  • richiedere l’esportazione o la cancellazione dei dati del tuo profilo Come utilizziamo i dati del profilo Elaboriamo i dati del tuo profilo quando ci fornisci conferma attraverso i vari moduli del nostro software.

Con chi condividiamo i dati del profilo

Gruppo Swiss SCWeb e distributori di terze parti: al fine di fornire servizi e supporto tecnico per i nostri prodotti, l’ente appaltante all’interno del gruppo Swiss SCWeb assume altri contraenti.

Dipendenti e appaltatori indipendenti: possiamo fornire accesso ai dati del vostro profilo ai nostri dipendenti e individui che sono appaltatori indipendenti delle entità del gruppo Swiss SCWeb coinvolte nella fornitura dei servizi in modo che possano identificare, analizzare e risolvere gli errori. Garantiamo che l’accesso dei nostri dipendenti ai dati del servizio sia limitato a persone specifiche, sia registrato e verificato. I nostri dipendenti avranno anche accesso ai dati che condividete consapevolmente con noi per supporto tecnico o per importare dati nei nostri prodotti o servizi. Comunichiamo le nostre linee guida sulla privacy e sulla sicurezza ai nostri dipendenti e facciamo rigorosamente rispettare le misure di tutela della privacy all’interno del gruppo Swiss SCWeb.

Collaboratori e altri utenti: alcuni dei nostri prodotti o servizi consentono di collaborare con altri utenti o terze parti. L’avvio della collaborazione potrebbe consentire ad altri collaboratori di visualizzare alcune o tutte le informazioni del tuo profilo. Ad esempio, quando modifichi un documento che descrive il processo, il tuo nome verrà visualizzato accanto alle tue modifiche per consentire ai tuoi collaboratori di sapere che hai apportato tali modifiche.

Integrazioni di terze parti abilitate: la maggior parte dei nostri prodotti e servizi supporta integrazioni con prodotti e servizi di terze parti. Se si sceglie di abilitare eventuali integrazioni di terze parti, è possibile consentire alla terza parte di accedere alle informazioni del proprio profilo. Ti invitiamo a rivedere le pratiche sulla privacy dei servizi e dei prodotti di terze parti prima di abilitare le integrazioni con loro.

Altri casi: altri scenari in cui possiamo condividere informazioni comuni alle informazioni di cui alle parti I e II sono descritti nella parte III.

Conservazione delle informazioni

Conserviamo i dati nella banca dati dei clienti per tutta la durata del contratto legale.

Parte III – Generale

Quanto sono sicure le tue informazioni

Noi di SwissSCWeb prendiamo molto seriamente la sicurezza dei dati. Abbiamo preso provvedimenti per implementare adeguate misure amministrative, tecniche e di sicurezza per impedire l’accesso non autorizzato, l’uso, la modifica, la divulgazione o la distruzione delle informazioni che ci affidate. In caso di dubbi sulla sicurezza dei dati, ti invitiamo a consultare la nostra politica di sicurezza o a scriverci a office@swissscweb.com per qualsiasi domanda.

Informativa in ottemperanza agli obblighi legali

Potrebbe esserci richiesto dalla legge di conservare o divulgare le informazioni personali e i dati dei servizi per conformarci a qualsiasi legge, regolamento, processo legale o richiesta governativa applicabile, anche per soddisfare i requisiti di sicurezza nazionale.

Esecuzione dei nostri diritti

Potremmo divulgare informazioni personali e dati di servizio a terzi se riteniamo che tale divulgazione sia necessaria per prevenire frodi, investigare qualsiasi attività illecita sospetta, far rispettare i nostri accordi o politiche, o proteggere la sicurezza dei nostri utenti.

Trasferimenti aziendali

Non intendiamo vendere la nostra attività. Tuttavia, nell’improbabile eventualità che vendiamo la nostra attività o che venga acquistata o subisca una fusione, ci assicureremo che l’entità acquirente sia legalmente obbligata a onorare i nostri impegni nei confronti dell’utente conformemente a questa politica sulla privacy. Ci impegniamo, comprese revisioni periodiche, a garantire che le informazioni personali fornite dall’utente siano utilizzate in conformità alla presente Informativa sulla privacy. In caso di dubbi sulla nostra adesione alla presente Informativa sulla privacy o al modo in cui vengono utilizzate le informazioni personali, puoi scrivere a office.swissscweb.com

Ti contatteremo e, se necessario, coordineremo con le autorità di regolamentazione competenti per risolvere efficacemente i tuoi dubbi.

Notifica di cambiamenti

Possiamo modificare l’Informativa sulla privacy in qualsiasi momento, previa notifica all’utente tramite un annuncio di servizio o inviando la comunicazione tramite posta elettronica al tuo indirizzo e-mail principale. Se apportiamo modifiche significative all’Informativa sulla privacy che influiscono i tuoi diritti, ti verrà fornito un preavviso

di almeno 30 giorni dalla modifica effettiva via e-mail al tuo indirizzo e-mail principale. Se ritieni che l’Informativa sulla privacy aggiornata influenzi i tuoi diritti in relazione al tuo utilizzo dei nostri prodotti o servizi, è possibile interrompere l’utilizzo inviandoci una e-mail entro 30 giorni. Il tuo uso continuato dopo la data effettiva delle modifiche all’Informativa sulla privacy sarà considerato il tuo consenso e la tua accettazione alla Politica della Privacy modificata.

Invitiamo gli utenti a prendere visione della Privacy Policy con regolarità, per verificare l’Informativa aggiornata e decidere se continuare o meno ad usufruire dei servizi offerti.